Una mañana de lunes, el secretario general de un municipio rural abre por primera vez su puesto de trabajo con Berger Levrault. El objetivo del día: registrar los primeros mandatos del ejercicio presupuestario. Sin embargo, sin una configuración correcta de los derechos y la sincronización con el SIRH, cada operación puede generar duplicados o errores de declaración. La primera conexión a un software de Berger Levrault no es una formalidad administrativa, es la base técnica de todo lo que sigue.
Sincronización SIRH y derechos de acceso: el verdadero punto de partida
La mayoría de las guías de conexión comienzan con “introduzca su identificador”. Se pasa por alto el problema. Antes incluso de escribir una contraseña, es necesario que los derechos de usuario estén correctamente sincronizados con el SIRH de la entidad. Sin este paso, los agentes se encuentran con perfiles incompletos o accesos demasiado amplios.
Concretamente, un agente encargado de la contabilidad que hereda un perfil de “solo consulta” porque la sincronización ha fallado no podrá registrar mandatos. Por el contrario, un perfil demasiado permisivo expone datos sensibles. Este caso se encuentra a menudo en los pequeños municipios donde una sola persona gestiona tanto la nómina como la contabilidad.
Para evitar estas situaciones, se recomienda validar la correspondencia entre las descripciones de puestos del SIRH y los perfiles de derechos en Berger Levrault antes de enviar los identificadores a los usuarios. Una guía completa sobre el uso del software Berger Levrault detalla esta articulación entre derechos y primeros accesos.
Conexión a Berger Levrault en modo SaaS o instalación local
El procedimiento de primera conexión depende directamente del modo de alojamiento elegido por la entidad. Y las opiniones varían en este punto: algunos municipios aún funcionan con una instalación local en servidor dedicado, mientras que cada vez más estructuras están cambiando a un alojamiento externalizado en modo SaaS.
Instalación local: lo que cambia en la conexión
Con una instalación en el sitio, el acceso generalmente se realiza a través de un cliente pesado o una interfaz web interna. La configuración inicial pasa por la parametrización del servidor SQL, la creación de la base de datos y la apertura de los puertos de red. El servicio informático (o el proveedor) también debe configurar las copias de seguridad y el mantenimiento de las actualizaciones.
La trampa clásica: olvidar verificar la versión de SQL compatible con la versión del software desplegada. Una incompatibilidad genera errores de conexión silenciosos, donde la pantalla de inicio de sesión se muestra pero la validación gira en vacío.
Alojamiento SaaS: VPN, SSO y supervisión
En modo SaaS, la entidad accede al software a través de un navegador. La configuración inicial es diferente:
- La implementación de un acceso VPN seguro si el editor lo exige, con certificados a instalar en cada puesto
- La parametrización del SSO (autenticación única) para evitar la multiplicación de identificadores entre los diferentes módulos de Berger Levrault
- La verificación de que la supervisión y las copias de seguridad están bien gestionadas por el editor, y no dejadas a cargo del municipio
El modo SaaS simplifica el mantenimiento pero desplaza la responsabilidad hacia el editor. Es necesario asegurarse contractualmente de que los datos sigan siendo accesibles en caso de cambio de proveedor.
Parametrización del espacio de clientes y gestión de usuarios
Una vez establecida la conexión, el siguiente paso consiste en configurar el espacio de clientes de Berger Levrault para que cada agente disponga de los módulos adecuados. En un municipio pequeño, el secretario general a menudo acumula la gestión financiera, los recursos humanos y el estado civil. Su perfil debe reflejar esta polivalencia sin darle acceso a las funciones de administración del sistema.
Se estructuran los perfiles en tres niveles:
- Administrador: gestiona las cuentas de usuario, las actualizaciones y los parámetros globales del software
- Gestor de área: accede a los módulos de gestión presupuestaria, de nómina o de facturación según sus atribuciones
- Consulta: visualiza los datos sin poder modificarlos, útil para los electos o los auditores
Cada perfil debe estar documentado en una ficha interna para facilitar la transición en caso de cambio de agente. Las entidades que descuidan este paso se encuentran con cuentas huérfanas y accesos imposibles de reatribuir.
Contraseña y activación de la cuenta Berger Levrault
La activación de la cuenta sigue un proceso clásico pero con requisitos de seguridad reforzados. El nuevo usuario recibe un correo electrónico de activación enviado desde una dirección del tipo [email protected]. Este mensaje contiene un enlace de duración limitada para definir su contraseña personal.
La contraseña debe contener obligatoriamente al menos doce caracteres que incluyan cuatro tipos distintos: mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. No es una recomendación, es una restricción técnica. Una contraseña que no cumpla con estos criterios será sistemáticamente rechazada por el sistema.
Dos errores frecuentes ralentizan este paso. El primero: el correo electrónico de activación termina en la carpeta de spam, especialmente cuando el servidor de correo del ayuntamiento aplica filtros estrictos. El segundo: el agente deja expirar el enlace de activación y debe contactar al servicio de soporte para reiniciar el proceso.
Apertura del ejercicio presupuestario tras la configuración
En los pequeños municipios, la primera conexión condiciona directamente la apertura del ejercicio presupuestario y el registro de los primeros mandatos. La gestión contable diaria (títulos, mandatos, seguimiento de facturas, intercambios con la tesorería) se realiza íntegramente en el software. Un retraso en la configuración retrasa toda la cadena contable.
Antes de iniciar el primer ejercicio, se verifica que las nomenclaturas contables estén actualizadas, que las conexiones con el módulo de facturación funcionen y que las exportaciones a la tesorería estén configuradas en el formato correcto. Una prueba de envío al puesto contable permite validar toda la cadena sin comprometer datos reales.
La configuración de un software de gestión como Berger Levrault no se improvisa el día en que las facturas se acumulan. Las entidades que anticipan la sincronización de los derechos, eligen su modo de alojamiento con conocimiento de causa y documentan los perfiles de usuario ganan varias semanas en la puesta en producción efectiva.